Gestion de vos espaces de travail

ZWorkspace, la solution digitale de gestion & réservation de vos espaces de réunion, salles et bureaux

Les habitudes de travail évoluent et il est de plus en plus courant de devoir réserver pour soi, pour un groupe ou pour recevoir des Clients dans un espace de travail adapté. ZWorkspace est LA solution made in Zucchetti !

Côté utilisateur, l’application est particulièrement simple d’utilisation et complète pour proposer et réserver l’ensemble des prestations proposées dans vos espaces. Tout est mis en place afin de rendre l’expérience utilisateur conviviale et apporter de la flexibilité au processus de réservation.

Côté entreprise, ZWorkspace rend vos espaces flexibles tout en assurant une gestion simple et complète. Réalisez un véritable « jumeau numérique » de vos espaces afin de proposer l’ensemble de vos services de la meilleure façon et en optimiser le taux d’occupation et la rentabilité. La solution ZWorkspace a été conçue avec une grande modularité permettant d’assurer la gestion et le suivi efficace de tout type d’espace, d’une salle de réunion, d’un espace co-working jusqu’à une place de parking. L’ensemble des processus de gestion ont été astucieusement digitalisé.

Vos équipes sont informées en temps réel et peuvent accueillir Clients et visiteurs de la meilleure des façons et garantir une expérience conviviale des lieux.

ZWorkspace facilitera la réponse aux attentes de tous vos profils de Clients : d’un indépendant jusqu’à un grand groupe. Vous voulez en savoir plus concernant ZWorkspace et la façon dont il peut transformer vos espaces et vous faciliter la vie ? Laissez-nous vos coordonnées, un de nos experts vous recontacte rapidement pour une compréhension fine de vos besoins et une démonstration.

Bénéficiant de plusieurs modules, ZWorkspace garantit une expérience utilisateur facilitée :

MOTEUR DE RECHERCHE et D’ANALYSE – la solution génère des rapports et des indicateurs facilitant le suivi des performances et la prise de décisions.

WEB et MOBILE – Accessible depuis un simple navigateur, vos check in, check out et actions se font en quelques clics.

INTEGRATIONS – la solution communique avec vos autres solutions : gestion du personnel, contrôle d’accès et gestion d’exploitation.

SÉCURITÉ – Parce que la sécurité est l’affaire de tous, ZWorkspace répond aux suivis des règles sanitaires à travers différents processus innovants.

DÉFINITION ET AFFECTATION DES ESPACES : si vous êtes un facility manager, un responsable RH ou un RSPP, vous pouvez définir les différents types de biens et d’espaces de travail (recensement et définition des coûts) au sein de votre entreprise, les affecter à des groupes spécifiques d’utilisateurs de réservation et les répartir en fonction des types d’activités.

GESTION DES RÉSERVATIONS : vous pouvez gérer les réservations de salles, de bureaux, etc. à tout moment, où que vous soyez, y compris via l’application mobile, soit en tant qu’utilisateur superviseur, soit en mode utilisateur lorsque vous êtes membre du personnel. Il est également possible de réserver des services et équipements (restauration, matériel divers). La gestion des réservations est facilitée par un calendrier permettant une vue d’ensemble. L’application se connecte à des appareils pour faciliter le suivi (QR code, NFC, antenne BLE…).

DISPONIBILITE : des systèmes connectés assurent une connaissance en temps réel de l’occupation des espaces et facilitent la gestion des flux et des actions associées. L’ensemble permet de rendre vos espaces à la fois plus connectés et intelligents.

  • DÉFINITION ET AFFECTATION DES ESPACES : si vous êtes un facility manager, un responsable RH ou un RSPP, vous pouvez définir les différents types de biens et d’espaces de travail (recensement et définition des coûts) au sein de votre entreprise, les affecter à des groupes spécifiques d’utilisateurs de réservation et les répartir en fonction des types d’activités
  • GESTION DES RÉSERVATIONS : vous pouvez gérer les réservations de salles, de bureaux, etc. à tout moment, où que vous soyez, y compris via l’application mobile, soit en tant qu’utilisateur superviseur, soit en mode libre-service si vous êtes membre du personnel. Il est également possible de réserver des services auxiliaires et des équipements de soutien (restauration, matériel divers). Les réservations peuvent être consultées et gérées à l’aide de fonctions d’enregistrement et de sortie, via un calendrier, des étiquettes QR Code et NFC, ou via des antennes BLE situées sur les postes de travail.
  • SURVEILLANCE : des moniteurs spéciaux placés dans les espaces de l’entreprise permettent aux employés de vérifier si une pièce ou un poste de travail est libre ou occupé, et fournissent un support précieux pour donner des indications et orienter les personnes dans le bâtiment.

ZWorkspace est intégré avec :

les solutions de contrôle d’accès et de sécurité de Zucchetti, afin de savoir combien de personnes se trouvent à l’intérieur d’un espace de travail – également pour éviter les attroupements et maintenir la distance sociale des employés conformément aux protocoles sanitaires en vigueur – et afin de pouvoir gérer les personnes présentes dans un espace donné en cas d’urgence.
Solutions RH Zucchetti pour la gestion du personnel : grâce aux données de base uniques, tout événement lié à l’employé (absences, transferts, cours, etc.) modifie automatiquement le statut de chaque réservation.
Solutions Zucchetti pour l’Asset Management : le facility manager dispose d’une suite complète pour la gestion des bâtiments et des espaces, en termes de réservation d’espace, de contrôle sanitaire de l’air, de gestion de l’énergie et de maintenance des installations, des machines et des équipements.

La nouvelle façon de vivre l’environnement de travail impose, également pour des raisons de santé et de sécurité, une nouvelle habitude : l’abandon du poste de travail fixe et le partage des espaces de travail et des ressources de l’entreprise.

L’application ZWorkspace, une extension mobile de la solution ZWorkspace, a été créée dans cette optique. L’application permet aux employés de réserver des espaces de travail et des ressources de l’entreprise de manière indépendante, partageant ainsi l’environnement de travail de manière sécurisée, dynamique et collaborative.

Téléchargez-le sur votre smartphone pour

  • gérer les réservations de salles de réunion, de postes de travail, de places de parking et d’autres ressources de l’entreprise
  • réserver des services auxiliaires et des outils de soutien (projecteurs, tableaux blancs, restauration et autres services utiles)
  • confirmer l’occupation de la ressource réservée lors du check-in et du check-out.

Grâce à l’application, le travailleur peut réserver en 3 étapes (Recherche – Sélection – Panier), tous les espaces et ressources utiles à son séjour dans l’entreprise et confirmer leur utilisation par le biais du check-in-check-out (via l’application, en scannant un QR Code ou un TAG NFC ou automatiquement grâce aux capteurs IoT).

Toutes les réservations, actuelles et futures, sont résumées dans le tableau de bord de l’application ; pour chaque ressource réservée, il est possible de consulter des informations descriptives et de visualiser l’emplacement relatif sur le plan de l’entreprise.

EN SAVOIR PLUS

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